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xIDを支えるBack officeチームの1日に密着!〜リモートワークと出社を組み合わせたハイブリッドな働き方とは

こんにちは!xID(クロスアイディ)広報チームの桃井です。
今回は前回のBack officeチームへのインタビューに続いて、『Back officeチームに1日密着記事』をお届けします! xIDは基本的にフルリモートでの勤務が認められていますが、Back officeチームは押印など出社をしなければ対応できない業務も多いため、週1程度出社をするハイブリット勤務制をとっています。 今回はBack Officeチームのマネージャーの出社日とリモートの1日にそれぞれ密着しました!是非最後までご覧ください。


出社勤務のとある1日

現在Back officeチームには3名が在籍しており、それぞれ週1回程度出社し、オフィスでなければできない業務を行なっています。

xIDのオフィス入り口

10時〜出社

xIDはフレックスタイム制を導入しているので、始業時間の取り決めはなく、その日のスケジュールに合わせた時間に出社をしています。この日は10時に出社しましたが、満員電車を避けるため、午前中は自宅で勤務し、午後から出社をするということもあります。xIDは子育て世代の社員も多く、お子さんを保育園に預けてから始業される方やおむかえのタイミングで中抜けをして、また業務に戻る方などそれぞれの生活リズムにあった働き方をしています。 全体的にリモートワークの社員が多いため、出社時はオフィスにひとりきり!ということも珍しくありません。

メール・slackなどのメッセージチェック

社内の主なコミュニケーションはSlackを使用しているので、始業してすぐにメッセージのチェックを行います。業務委託を依頼している士業の先生などとのやりとりはメールがメインなので、並行してメールのチェックも行います。社員の稼働時間が違うので、前日の遅い時間に入っているメッセージや朝早くから稼働される方のメッセージなど、この時間になるとかなりのメッセージが溜まっているので、それらに対応していきます。

10時半デイリースクラム(朝会)

xIDではチームごとに毎朝決められた時間にデイリースクラムを実施しています。Back officeチームは毎朝10時半よりデイリースクラムが開始されます。主に現状のタスクの進捗の確認や業務で困ってること、業務の阻害要因などについてメンバーそれぞれが発言します。リモートワークだからこそ、クイックかつスピーディーにメンバー個人が抱えている課題に対応できるように心がけています。軽い雑談なども発生するのでとても良いコミュニケーションになっています。

11時〜社員とのコミュニケーション

11時頃から他の社員が出社してくることが多いので、業務についての情報交換やSlackでのやり取りでは伝わりにくいニュアンスの確認など、コミュニケーションを取ります。普段リモートだからこそ、こういった時間がとても大切だと思っているので、意識的に出社している社員と話すようにしています。

事務作業

出社の一番の目的はオフィスでしかできない業務を行うことです。押印業務、契約書の返送、郵送物の受け取り・確認などアナログな作業も多くあります。

13時〜お昼休憩

スケジュールに余裕がある日は出社している社員と一緒にオフィス付近でランチに行くこともあります。オフィスの周りは飲食店が多く、どこでランチをするかいつも悩みます…笑
この日は洋食を食べにいきました。打ち合わせなどのスケジュールがつまっている日はちょっと遅めのランチになることも…

14時〜社外との打ち合わせ

法務や労務の業務では社外の方との打ち合わせも多く、オンラインで打ち合わせを行なっています。この日は会計士との定例の打ち合わせを行いました。文章でのやり取りだけでは解消しない課題がこのような打ち合わせを通して解消できるようにしています。

15時〜書類作成など

書類の印刷や、スキャンなどもオフィスで行う方が効率が良いので、出社時にまとめて対応することが多いです。

16時〜他部署からの依頼への対応

出社しないと対応できない業務が完了したら早めに退社して、帰宅後に作業を再開することなどもありますが、この日はPRチームからイベント参加の準備に関する依頼があり、対応を行いました。 Back officeは他部署との関わりも多い部署です。xIDは展示会の出展やイベントへの登壇も多く行なっていますが、開催地がオフィスのある東京だけに限らず、全国を飛び回っているので、Back officeチームのメンバーで分担して、宿泊先の手配やイベントの販促物の発送、経費精算など、さまざまな依頼を受け対応しています。

17時〜事務作業再開

オフィスでの対応をしている間にもslackでの依頼が溜まっていくので、必要な対応を行なっていきます。Back officeチームへの依頼は緊急性が高いものも多いので、業務の優先順位を柔軟に変動させて対応しています。

19時〜帰宅

日によって残業になることもありますが、自宅がオフィスから少し離れていることもあり、19時頃には帰宅するようにしています。帰宅時間までに業務が終わらない場合は帰宅後に少し対応することもあります。

リモート勤務のとある1日

出社する必要がない日は基本的に自宅で勤務をしています。自宅での勤務は移動時間がないので、7時〜8時くらいまで愛犬の散歩を終え9時頃から稼働しています。

9時〜業務開始

出社日同様、始業後はまずSlackやメールのチェックを行います。この日は契約書周りの確認依頼が複数あったので、詳細を確認してタスクに追加していきます。

10時半〜デイリースクラム

出社時同様、オンラインでBack officeチームのデイリースクラムを行います。

11時〜事務業務

基本的にデイリースクラムが終わると毎日社員の勤怠のチェックを行なっています。残業が多い社員がいないか、打刻忘れや有給などの申請漏れがないかのチェックを日々行なっています。Back Officeの優先業務は流動的なので日々何を優先すべきかを考えて業務を進めています。

14時 お昼休憩

リモートの日は作業に没頭するあまり、気づけばお昼の時間を過ぎていることも多いです…ランチのメニューもすぐに食べられるものなどをセレクトしがちです。

15時〜契約書のレビュー

休憩後はセールスチームから契約書のチェック依頼に対応を行いました。法務レビューは小さなリスクも見逃さないように少し時間をとって業務にあたっています。契約書の他にも承諾書のレビュー依頼や規約策定の相談依頼など、法律に関する業務は神経を使います。

17時〜社内ミーティング

オンラインミーティングではSlackのhuddleミーティングかZoomを使用しており、Back Officeチーム内だけではなく、他部署との連携ミーティングも定期的に行なっています。スポットで入るミーティングも多く、この日は販促物の発注に関する業務フロー整理のためのミーティングを実施しました。

 huddleミーティングの様子

18時〜翌日の準備、全社へのお知らせなど

翌日のスケジュールを確認して、打ち合わせなどがある場合は資料やアジェンダの事前準備を行なっています。またオフィスの使用に関するお知らせや社内規定の改定に関するアナウンスを全社員に向けて行なっています。xIDは外国籍の社員も多く在籍しているので、英語でのお知らせも作成するなど、慣れない英語に苦戦しながらもしっかりと内容が伝わるように情報発信を行なっています。

19時〜終業

日によっては残業をすることもありますが、なるべく19時頃には退勤できるように心がけています。終業後はすぐに夜の犬のお散歩に出かけています。
終業後にすぐにお散歩に行けるのはリモートワークならではの強みです!

まとめ

堤さんの1日に密着させていただいて、あらためてプロフェッショナルだなぁと感じました! 出社の日とリモートの日でスケジュールが結構違っているのも興味深かったです。私たち社員が当たり前のように過ごせている影にはBack officeチームのみなさんのがんばりがあるということを痛感しました!これからもよろしくお願いします!!
さて、xIDでは現在一緒に働いてくれるバックオフィスメンバーを募集しています。ご興味のある方は下記よりお気軽にご応募ください!(カジュアル面談も可能です!)

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