SmartPOSTで自治体の郵送DXと住民の利便性向上へ

2023年12月、総務省は郵便料金の値上げを検討する方針を発表し、実現すれば2024年秋以降に改定される見通しです。（※）これにより、郵送を頻繁に利用する事業者や自治体などは、今まで以上に郵便コストに憂慮することになるでしょう。
特に自治体は「自治体DX」の名のもと、行政手続きのデジタル化を進めている最中ですが、現時点では自治体から住民に対して個別に実施されるコミュニケーションは郵送と電話が中心となっています。これらの住民通知に関わる課題に対処するため、マイナンバーカードを活用した自治体から住民への「デジタル通知」という新しいツールが、全国の自治体で導入されはじめています。本記事では、自治体から住民へ確実にメッセージをデジタル通知できる郵送DXサービス「SmartPOST（スマートポスト）」の概要や導入事例をご紹介いたします。

自治体から住民へのデジタル通知とは

自治体から住民へのデジタル通知とは、従来、紙に印刷し、封入・封緘をして住民に送付していた通知書等を、デジタル化して住民のスマホやPCに通知することを意味します。これにより、自治体の封入・封緘作業や通知書配布業務、印刷代や郵便料金といった郵送コストが削減されます。 デジタル通知により、住民はスマホでいつでも自治体からの通知物を閲覧できるようになり、同時に自治体職員の業務効率化と郵送コスト削減が期待できるものです。

xIDが提供するデジタル通知サービス「SmartPOST」とは

「SmartPOST」は、自治体から住民への通知をデジタル化するための、デジタルID「xIDアプリ」と連携した自治体向けの郵送DXサービスです。住民は「xIDアプリ」のアカウント作成時にマイナンバーカードの公的個人認証を活用して本人確認をしているため、自治体は、”確実に”住民のスマホにインストールされた「xIDアプリ」に通知を届けることができます。また、SmartPOSTは、住民ごとに異なる情報を変数として一斉送信・個別送信できる他、既読状況の確認、デジタル通知・郵送対象者の自動切り分け機能などを通じて、郵送コストの軽減を実現できます。
「SmartPOST」は、すでに250を超える自治体で導入されており、テレビや新聞(※)でもニュースとして取り上げられるなど、話題になっています。

自治体でSmartPOST導入が進む理由

・郵送コスト削減、職員の業務効率化
自治体から住民へ送られる通知物は多岐にわたり、地域によっては200種類以上に及ぶこともあります。通知物作成やそれらの発送作業の負担も大きく、複数の職員が数日間拘束されるなど郵送業務に時間がかかっていました。通知物がデジタル化されることで、印刷・封入・封緘といった郵送に必要な業務の省力化と郵送費削減が期待できます。
・住民の利便性向上
住民は、ポストに届くチラシや郵便物に混じり、大切な行政からの通知が埋もれて見逃したり、捨ててよいのか分からず、保管や閲覧に手間がかかっています。デジタル化された通知物は「xIDアプリ」に集約されるため、住民は閲覧や保管の手間がなくなります。
・政府の「デジタル田園都市国家構想」で採択
「SmartPOST」は、2023年度「デジタル田園都市国家構想交付金（以下 デジ田）」（※）で採択された複数の自治体事業で活用されています。政府はマイナンバーカード利活用を促進しており、マイナンバーカードを活用した「SmartPOST」の利用も全国に自治体に広がっています。

それではここで、「SmartPOST」が全国の自治体でどのように活用されているかをご紹介します。
※…内閣官房「デジタル田園都市国家構想交付金」

「SmartPOST」導入自治体の事例

山形県庄内町
庄内町では町から対象となる住民・職員への会議案内・職員への源泉徴収等の支払通知がデジタル化されています。2023年9月から住民利用が始まっていますが、2024年3月までに40を超える協議会・委員会・審査会・対策会議の案内送付が希望する参加者のスマホにインストールされた「xIDアプリ」に送付される予定です。

岐阜県下呂市
下呂市では15歳以上の市⺠のうち25％以上がデジタル通知の受取設定をしており、出産・育児に関する通知を中心に、「xID」「SmartPOST」の活用が進んでいます。下呂市のデジタル通知の運用は、デジタル庁が公表している「処分通知等のデジタル化に係る基本的な考え方」を基に進められており、デジタル田園都市国家構想交付金のマイナンバーカード利用横展開事例創出型（全国で52団体・補助率10分の10）に採択されています。

下呂市のSmartPOST導入担当者へのインタビュー記事もありますので、下記も合わせてご覧ください。

静岡県焼津市
焼津市では、「xID」「SmartPOST」を活用して、住民の電子申請からポイント付与までをデジタルで完結する『デジタルLifeサポート事業「デジ活」チャレンジでポイントGET!』を実施しました。実施後のアンケートでは「市から個人への通知をスマホで受け取りたい」といったお声も多くいたただいております。同市では引き続き「SmartPOST」による通知物のデジタル化が検討されています。

さいごに

今回は、自治体から住民へのデジタル通知について、「SmartPOST」にスポットをあて、概要や事例、メリットについて解説しました。「SmartPOST」はすでに多くの自治体で導入され、自治体から住民へのさまざな通知物のデジタル化に活用いただいております。「xID」「SmartPOST」を活用した取り組みや自治体の導入事例についてご興味・ご関心のある自治体、事業者の方は以下のお問合せフォームよりお問い合わせください。