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電子申請に活用できる「xID」~申請業務の電子化や業務フロー改善で、”書かない・待たない・行かない”役所を実現~

平成29年にデジタル・ガバメント実行計画が閣僚会議で決定され、令和元年5月31日にはデジタル手続法(※)が制定されるなど、政府は行政のあらゆるサービスをオンラインで完結させることを目指す電子政府(デジタル・ガバメント)への移行を推進しています。そして今まさに行政の現場では”書かない・待たない・行かない”役所が進んでいます。
xID(クロスアイディ)は、複数の電子申請サービスと連携し、100を超える自治体の窓口業務や本人確認業務をオンライン化してきました。
本記事ではxIDと連携した電子申請サービスの特徴やメリット、自治体の導入事例をご紹介します。サービス導入をご検討の際にお役立てください。
※…首相官邸デジタル手続法案の概要①
https://www.cas.go.jp/jp/houan/190315/siryou1.pdf


電子申請とは

電子申請とは、住民がインターネットを利用して、申請・届出などの行政手続をいつでも、どこからでも実現できるようにするものです。電子申請を利用することで、現在、行政機関の窓口に出向いて紙によって行っている申請・届出などの手続が、自宅や会社のパソコン・スマホ等を使って行えるようになります。
参考:総務省「電子申請とは

電子申請のメリット

電子申請を導入すれば、事務を遂行する自治体職員、そして電子申請を利用する住民にも様々なメリットが期待され、さらに企業に対しても大きな影響を及ぼすと考えられます。「xID」活用の電子申請システム導入のメリットを、住民と自治体、それぞれに分けてご説明します。

住民へのメリット
・待ち時間ゼロ: スマホやPCで24時間オンライン申請することができるため、市役所に足を運ぶ必要がなくなるとともに、窓口の待ち時間もゼロに。自治体の窓口に行くため休暇を取って申請するといった手間が不要になる。
・好きな場所で手続き:インターネット環境とスマホ・PCがあればどこにいても電子申請を行うことができます。郵送や窓口へ出向く手間や時間を省くことができ、迅速な手続きが期待できます。
・情報の正確性: 電子申請システムは、必須項目の入力漏れや入力形式が指定されたとおりに入力されていない場合、申請ができないため、手続きの際の情報の漏れや誤りを防ぐことができます。

自治体へのメリット
・業務効率化: 電子申請システムにより、申請や届出の手続きを効率化し、事務処理の時間や労力を削減することができます。
・資源の節約: 紙の申請書や書類の印刷や郵送を不要にすることにより、紙の使用量や郵送費用を削減し、環境にも配慮できます。
・サービス向上: 住民向けの便益を向上させることにより、自治体のサービスレベルを向上させることができます。

従来の電子申請の課題

上述した通り、電子申請の導入は自治体職員・住民双方にとって便利になる可能性があります。しかし、導入しても住民の利用が進まないという新たな課題に直面している自治体が多いです。その理由について、いくつかの自治体の職員にお聞きしたところ、以下のような理由があることが分かりました。

周知不足
・電子申請の導入に関する情報が住民に十分に周知されていないことがあります。電子申請の存在や利用方法についての情報発信が不十分であるため、住民が利用のメリットや手続き方法を知らず、従来の紙の申請手続きを選択する傾向があります。

利用の煩雑さ
・電子申請の利用手続きが複雑であったり、何回もマイナンバーカードを読み込む必要があるなど、操作が難しかったりすることがあります。アプリ・Webサイトのデザインや操作性が改善されていない場合、住民が利用を避けるかもしれません。特に、デジタルリテラシーが低い層や高齢者の場合、利用のしにくさを感じる可能性があります。

「xID」電子申請の仕組みとメリット

「xID」は、マイナンバーカードと連携することで、より手軽に本人確認、本人認証、電子署名ができます。各分野のサービスアプリケーションが「xID」を実装することで、マイナンバーカードを使用した本人確認が可能になり、スマホ1つで、どこでも電子申請が行えます。
住民は窓口での本人確認書類の提出や個人情報の記入が不要になり、自治体はワンスオンリーで完結する利便性とセキュリティ性の高い住民サービスを提供することができます。
従来の電子申請の課題をふまえて、xIDの電子申請を使用するメリットをご紹介します。

「xID」を活用した場合の住民のメリット

「xID」を活用した電子申請「住民のメリット」

1.面倒な入力が不要
氏名、性別、住所、生年月日の基本4情報は、xIDの認証時に取得したデータが自動入力されます。そのため紙の申請と比べ何度も同じ情報を入力する必要がなく、一度入力すれば繰り返し認証する必要もなくなります。操作性もシンプルなため、利用の煩雑さを解消できます。
2.あらゆる手続きがオンライン化されスマホ完結
公的個人認証による本人確認によりあらゆる行政手続きをオンライン化することができるため、住民がスマホで完結できる電子申請数が増えます。
3.ハンコも不要
マイナンバーカードを読み込んだxIDアプリで本人確認・電子署名ができるため、ハンコによる捺印が不要になります。
※xIDを使用した電子署名は、当事者型電子署名として記名押印に代わる有効な電子署名に該当すると、デジタル庁・法務省・財務省より回答いただいており、安心してご利用いただけます。また、マイナンバーカードの電子証明書を活用した署名にも対応しています。

xIDを活用した場合の自治体のメリット

「xID」を活用した電子申請「自治体のメリット」
「xID」を活用した電子申請「自治体のメリット」

1.住民への直接通知で周知不足を解消
そもそも電子申請を使えることを知らない人へ、「xID」の郵送DXサービス「SmartPOST」を使用すれば、確実に本人へ通知を行うことができます。窓口に来てしまった方にも「SmartPOST」の案内、「SmartPOST」で利用手続きの案内含めて申請リンクの送付を行うことで、周知不足を解消できます。
2.マイナンバーカード利用機会の創出
本人確認が必要な手続きをする場合はマイナンバーカードが必要になるため、住民にとってマイナンバーカードを使用する機会が増えます。
3.職員が“ノーコード”で行政申請をデジタル化
自治体職員にプログラミング言語やシステム構築の知識がなくてもノーコードで簡単に電子申請フォームを作成でき、行政手続きのデジタル化を推進します。申請フォーム作成を外部に委託する必要がなくなるため、コストも削減できます。
4.業務の効率化
電子申請データは自動集計され、管理画面で確認できるます。また基本的な個人情報はマイナンバーカードの個人認証で取得した情報が自動入力されるため、目視や郵送等の本人確認が不要になり、職員の業務負担が削減します。

xIDの電子申請に関する事例

xIDは、民間事業者と連携し、様々な自治体に「xID」を導入いただいております。事例として公開できるものをいくつかご紹介させていただきます。

茨城県鹿嶋市、100を超える行政手続きを電子化~xIDと協働でプロジェクトの推進やリスク評価基準を策定~

茨城県鹿嶋市とxIDのDX推進事業の一環として行政手続き106件を電子化、市民への電子申請サービスの提供をスタートしました。一部の申請には「xID」が活用され、安全で利便性の高い電子申請サービスの提供がされています。

静岡県御前崎市と静岡県湖西市において、住民の申請から給付までデジタルで完結する「自治体向け申請・給付金事業スキーム」を確立

静岡県御前崎市と静岡県湖西市において行われた給付を伴う事業において、デジタルID「xIDアプリ」 と自治体向け郵送DXサービス「SmartPOST」を提供し、住民の申請から給付までのデジタル完結を実現しました。

徳島県の自治体で初!徳島県美馬市にて「xID」と連携したスマート窓口システムが初導入

自治体窓口で申請、もしくはオンライン申請する際の本人確認や申請自体をオンライン化し、住民の利便性向上と自治体職員の窓口業務の効率化を実現。

福島県昭和村デジタル推進プラットフォームにおいて、本人確認・認証として「xIDアプリ」を利用

福島県昭和村において、申請や届出等をオンライン上で実施するために活用する「昭和村デジタル推進プラットフォーム」の本人確認・利用に「xID」が採用されています。

xIDを活用した電子申請サービス「LoGoフォーム電子申請」が、25(※)自治体で導入

※現在は100自治体以上
xIDと自治体向け電子申請プラットフォームが連携した「LoGoフォーム電子申請」が、提供開始から約1年で25自治体に導入されました。現在では100自治体以上に採用されています。

さいごに

xIDでは、今後も全国の自治体へ電子申請サービスを普及し、行政のデジタル化を進めてまいります。自治体業務の電子申請を検討されている方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。


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