施設予約システムのメリットやxID連携の背景、導入自治体をご紹介

2020年の新型コロナウイルスの感染拡大以降は、完全オンラインによる施設予約システムの需要は増加しており、スポーツ施設や文化施設などの公共施設を管理運営する自治体も例外ではありません。（※1）近年は、マイナンバーカードの普及と相まり、マイナンバーカードの公的個人認証（※2）を活用し、より利便性を追求した施設予約システムが登場しています。
本記事では、「xID」（クロスアイディ）と連携した施設予約システムの概要や連携の背景、自治体の導入事例について解説します。施設予約システム導入時の折りにはぜひお役立てください。
※1…参考：南日本新聞「スポーツ施設、１カ月前から予約できます　鹿児島市５月から」
※2…インターネット上で行政手続きなどを行う際、第三者によるなりすましや電子データの改ざんが行われていないか確認するサービスです。　引用：みんなのデジタル社会「公的個人認証の仕組み｜マイナンバーカードとの関係も解説」

施設予約システムとは

そもそも施設予約システムとは、オンライン上で、市内の体育館施設や文化施設などの公共施設の予約や決済、空き状況の確認を行うことができるシステムのことです。（※）
今まで紙の帳簿での利用者管理や窓口での支払い処理をしていたものがデジタル上で可能になり、施設予約システムで一括管理ができるようになり、下記のようなメリットがあります。
※…参考：枚方市「施設予約システムの概要」

自治体側のメリット

• 職員の業務効率化

  • 予約の自動受付やリマインドメールの自動配信で、スケジュール調整が簡易になります。

  • オンライン決済機能を使えば、割引計算の手間や金銭授受のミス、直前のキャンセル対応などにも役立ちます。

• 住民満足度の向上

  • 住民は窓口に行く手間がなくなり、予約プロセスが明確で誰でも簡単に利用ができるなど利便性が向上し、住民満足度を高めることができます。

• データの活用

  • 施設予約システムは、予約情報や利用データを一元的に管理し、リアルタイムで更新します。これにより、施設の予約状況や利用率などのデータにアクセスしやすく、瞬時に情報共有ができます。

• スマートロックによる人的ミス防止

  • オンラインで門扉の施錠・開錠ができるスマートロック機能をもつ施設予約システムであれば、鍵の紛失防止や管理、受け渡しの手間もなくなり、人件費の削減にも繋がります。

住民側のメリット

• 24時間いつでも利用可能

  • 自宅のパソコンやスマホから、施設を訪れることなく何時でも施設の空き状況を照会したり、利用申込や事前決済をオンラインで完結することができます。

• 便利な予約手続き

  • オンラインの施設予約システムを利用することで、オンライン上で簡単かつ迅速に施設の予約を行えるため、施設や自治体の窓口訪問や電話での予約手続きの手間が省けます。

• 迅速な情報提供

  • 施設の利用可能な日程や料金、キャンセルポリシーなどの情報をすぐに確認できるため、スムーズに予約ができます。

• 支払いの簡素化

  • 施設利用にかかる料金の支払いもオンラインで行えるため、施設まで現金を持ち歩かなくても済み、キャッシュレスな支払いが可能です。

しかし、従来の施設予約システムでは、予約時に本人または団体代表者の本人確認と居住地確認が必要であり、これらの手続きはオンライン化に対応していませんでした。その結果、利用者は施設や役所に出向いて手続きを行わなければならず、職員は利用者の窓口応対や本人確認に関連する業務負担がありました。

「xID」と施設予約システムが連携しできるようになったこと

従来の施設予約システムの課題を解決するため、「xID」と施設予約システムが連携しました。
この連携により、施設予約システム内でマイナンバーカードの公的個人認証が活用され、オンライン上での本人確認と住民確認が可能となりました。これにより、完全オンラインの施設予約システムが実現します。
施設予約システムの完全オンライン化により、以下のメリットが生じます。

「xID」と施設予約システム連携のメリット

窓口業務の効率化
本人確認がオンライン化されるため、今まで窓口で行っていた利用者の本人確認や施設の使用許可、利用案内書類の郵送といった職員の業務負担が軽減されます。また住民確認もオンライン化されるため、利用者が住民かどうかで料金が異なっていた施設使用料の支払い管理作業が効率化されます。
住民の利便性向上
本人確認がオンライン化されるため、住民は窓口に行って本人確認をする手間がなくなりました。
また「xID」は利用登録後（2回目以降）の認証でも「ID/パスワード」を使わずにスマホの生体認証を使って簡単にログインできます。住民はパスワード忘れの心配もなくなります。
安全性・セキュリティーの向上
従来の施設予約におけるID/パスワードでのログインは、なりすましやID共有利用の課題があります。しかし多要素認証を備えた「xID」でのログイン（政府ガイドラインの保証レベル2以上）を利用することで、本人確認をより厳格に実施することができます。
不正利用の防止
利用者はログイン毎に「xID」を使用するため、自治体は、利用者の最新基本4情報を取得することができます。そのため不正利用を防止し、継続的な本人確認が実現します。

自治体における「xIDと連携した施設予約システム」導入事例

施設予約システムは、住民と自治体にとって、とても便利なサービスで、自治体の導入需要が高まっています。この施設予約システムの利便性をさらに追求するため、「xID」が活用できます。
すでに「xID」と連携した施設予約システムは全国の自治体へ導入が決まっており、情報公開してる事例をご紹介します。

京都府京丹後市

京丹後市が従来使用してきた施設予約システムでは、空き状況の確認と仮予約の使用にとどまっており、本人確認がオンラインに対応していないため、利用申請する際は利用者が窓口まで行って本人確認を行う必要がありました。しかし「xID」を活用した施設予約システムを導入することで、マイナンバーカード連携によるオンライン完結の利用者登録・施設予約・オンライン決済が実現します。

xIDと施設予約システムの連携事例

「xID」はいくつかの施設予約システムと連携しており、すでに情報公開している事例をご紹介します。

まとめ

xIDでは、パートナ企業と共に、今後も全国の自治体へxIDと連携した施設予約システムを普及し、行政のデジタル化を進めてまいります。この取り組みに興味をお持ちの自治体や事業者の皆様は、ぜひ以下の連絡先までお問い合わせください。